Syddjurs Kommunes vej til Microsoft 365
Projektleder og porteføljeleder Karina Kusk Godiksen fortæller levende og inspirerende om Sundhedsforvaltningen i Syddjurs Kommunes rejse frem mod sharepoint og teams.
En rejse, der begyndte før corona, og hvor processen undervejs blev forstyrret af både Corona og nye beslutninger i kommunens it-afdeling, og som i meget høj grad omfattede oprydning på delte og personlige drev.
Processen er lykkedes, men har krævet store ressourcer, hvor ledere og medarbejdere har skullet holdes i hånden hele vejen og instrueres i både oprydning og kategorisering.
Man har i afdelingen opbygget en ’vidensportal’, som er omdrejningspunktet for medarbejdernes hverdag – her findes alle filer, dokumenter, arbejdsprocesbeskrivelser og skabeloner, som medarbejderne kan tilgå fra mobile devices, når de er ude ved borgerne.
Der er udarbejdet både beskrivelser af Which-to-When, og videoinstrukser som det desværre har vist sig ekstremt vanskeligt at få medarbejderne til at se. Udfordringen er at mange medarbejdere ikke oplever eller bruger vidensportalen, hvilket skyldes både en oplevelse af ’at man jo godt kender sin rolle’ og måske også at man som medarbejder finder det, når det er nødvendigt.
På spørgsmålet om, hvilke kilder medarbejderne så bruger for at finde den fornødne viden, konstaterer Karina tørt, at ”plejer og sidemandsoplæring” er kilder, der er ekstremt vanskelige at eliminere.
Karinas oplæg gav anledning til virkelig mange spørgsmål til både proces, tanke med projektet (som var en højnelse af kvaliteten) og ikke mindst de tekniske udfordringer i at lukke alle drev i kommunen, for at lægge alle filer ind i Teams. En spændende og inspirerende debat omkring de udfordringer, som man som både it-afdeling og projektleder kan opleve med implementering og adoption af Microsoft 365.
Modern Worplace i Aalborg Forsyning
En god og underholdende indsigt i de refleksioner, som man i Aalborg Forsyning har gjort sig inden de påbegyndte en rejse frem mod den digitale arbejdsplads og transformationen fra Intranet til et mere moderne set-up.
Projektet er tilrettelagt i en klassisk procesplanlægning, som gik rigtigt fint indtil den 11. marts 2020. Det blev startskuddet til at man bad folk hente deres PC og nødvendigt udstyr, hvorefter man gik Teams only med meget kort varsel og en fremtvunget ’just-do-it’ tilgang og mentalitet. Det gik over al forventning.
Organisatoriske ændringer indebar en skilsmisse fra kommunen (og dermed kommunens systemer) og en ny organisation med alle forsyningsarterne i ét selskab medførte øgede krav og behov for nye tiltag undervejs, hvorfor projektet er blevet både stort og langstrakt.
Man har undervejs valgt at indføre den digitale arbejdsplads via Puls 2.0 (Puls er deres ’gamle’ intranet), og skitserer værktøjer og filopbevaring i et rigtigt godt overblik over målet med projektet.
Kulturen er en stor del af Adoptionsstrategien og platformen har derfor stort fokus på at det er en fælles platform for alle medarbejderne, der kan understøtte et fællesskab.
Fokus er dermed på at skabe en sammenhængskraft, som giver mening for medarbejderne – udfordringer med adgang for eksterne til diverse håndbøger, gravevejledninger mv. skaber også behov for tilpassede løsninger.
Hub360 er Aalborg Forsynings læringsportal og indeholder både videoer og beskrivelser af alle tænkelige programmer, som medarbejderne kommer i kontakt med.
Det har været et princip at fastholde det hele i et Sharepoint-miljø og selv om man stadig er glad for den beslutning, kan man ikke påstå at være helt i mål. Der opleves fortsat børnesygdomme med eksempelvis log in mv. og som det også blev oplevet i Syddjurs Kommune, har flere brugere oplevet at blive bekymrede for om private filer pludseligt er synlige for alle.
Tip: man har i Delve oprettet profiler af medarbejderne, og det giver mulighed for at søge på kompetencer på tværs af organisationen.
Fra On-Prem til Cloud i Beierholm
Kasper Behrens fra Beierholm gav en spændende indsigt i, hvordan man i Beierholm Revision har arbejdet på at skifte lokale installationer ud med cloud-baserede værktøjer i en branche med meget strenge krav til dokumentation og mange reguleringer.
Beierholm har undervejs opkøbt en lang række mindre revisionskontorer, som er blevet inkluderet af virksomhedens it-strategi, og man har arbejdet målrettet på at sikre en fælles kultur og indsigt i hvilke redskaber, der kan bruges hvornår og en kontinuerlig kobling til egen kundeportal.
Kaspers slides gøres så vidt muligt tilgængelige for Brugergruppens medlemmer i yammer.
Telefoni i Teams
Jørgen Rahbek fra Fellowmind sluttede dagen af med en grundig gennemgang af status og muligheder i telefoni i Teams, hvilket medførte en større spørgelyst og debat omkring mulighederne og hvad man kan og gerne vil med telefoni i teams.
I det hele taget var hele dagen præget af stor spørgelyst fra deltagerne og oplægholdernes store velvillighed til at dele ud af både de gode erfaringer, men også de lidt sværere processer og de (både forventede og uforudsete) udfordringer, som man er stødt på undervejs i sit projekt.